Risques et défis dans l’environnement de travail à distance
Sébastien Klifa 22 octobre 2020

De nombreuses organisations ont dû adapter leur mode de fonctionnement au cours des derniers mois, et se sont retrouvées pour la première fois à fonctionner “virtuellement”.

Certaines découvrent également des problèmes finalement déjà présents au sein de leurs entreprises. Le manque d’échanges “physiques” avec ses collègues peut créer des malentendus en ce qui concerne les flux de travail, les rôles et les responsabilités. Tout ceci peut entraîner un manque d’engagement et de responsabilité et, par conséquent, de faibles performances quand les équipes s’attaquent à ce qu’on peut désormais appeler la “nouvelle normalité“.

En quelques mois, de nombreuses entreprises ont testé et mis en œuvre de nouveaux outils de collaboration. Et après ? Le moment est venu d’examiner de plus près les processus, les flux de travail et leurs performances.

Le travail à distance permet une certaine souplesse, mais cette nouvelle flexibilité ne fonctionnera que si vous disposez de plus de structure, de processus structurés et de lignes directrices. Les équipes/employés décentralisées ont besoin de définitions très concrètes de qui ils sont, de ce qu’ils doivent faire, des responsabilités de chacun et du soutien dont ils bénéficieront.

Que pouvez-vous faire pour améliorer les performances d’une équipe à distance ?
Cet article vous présente 7 conseils importants.

🎯 1. Fixer des objectifs et des attentes clairs pour votre équipe, expliquer le pourquoi et le quoi

Une équipe qui travaille à distance a besoin d’un objectif fort et d’une compréhension commune. Sans terrain d’entente, il y aura un manque de focus. Un objectif et des attentes partagées sont les outils les plus précieux pour dissiper toute ambiguïté et amener les membres de l’équipe à penser aux objectifs communs (et pas que leurs objectifs personnels).

Ne pas supposer que vos collègues comprennent la situation dans son ensemble.

Il faut être capable d’expliquer à la fois le “quoi” et le “pourquoi”, afin que chacun comprenne les objectifs individuels et ceux de l’équipe et puisse les aligner sur les objectifs de l’entreprise.
Une compréhension partagée signifie que tous les membres de l’équipe sont conscients des capacités et des objectifs de l’équipe, de l’expertise offerte par chacun et de la manière dont ils interagiront pour atteindre les objectifs fixés.

Dans une équipe à distance, chacun travaille dans son propre contexte, mais un contexte partagé est important pour se comprendre les uns les autres.

🗓️ 2. Définir des rôles clairs, élever le niveau : accorder le pouvoir de travailler de manière autonome

Une fois que vous avez défini des objectifs et des résultats stratégiques clairs, chaque membre de l’équipe doit avoir une bonne compréhension de son propre rôle et de ses responsabilités. Cela est important pour pouvoir déléguer correctement des tâches avec des responsabilités concrètes. 

Les équipes sont plus efficaces si le travail n’est pas organisé en fonction de tâches individuelles, mais que chacun se concentre sur l’obtention de résultats communs. Chacun dans l’équipe prendra plus de responsabilités et permet de sortir de la micro-gestion des tâches individuelles. 

Chaque membre de l’équipe doit être capable de travailler de manière indépendante, autodéterminée et auto-organisée, d’autant plus dans un environnement de travail à distance, où les contacts sont réduits au minimum en raison de la distance physique. Pour ce faire, vous devez toujours communiquer le résultat souhaité et les critères de réussite : Pour assumer une tâche, l’employé doit avoir une compréhension claire de ce qui est attendu. Il faut aussi savoir reconnaître quelle personne est la mieux placée pour accomplir une tâche. Qui a les compétences nécessaires pour faire le travail ? Comment cette tâche pourrait-elle aider un collaborateur à se développer ?

Les équipes doivent avoir le pouvoir de planifier leur propre travail, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions pertinentes. Ce n’est qu’alors que chacun peut travailler de manière plus productive et donner le meilleur de lui-même.

🚀 3. Identifier les mesures décisives et rendre transparente la manière dont la performance est mesurée

Identifier le temps de concentration pour un travail approfondi et le temps de chevauchement pour discuter des problèmes, des idées et pour le partage des connaissances. Vous devez indiquer clairement les processus de documentation dont vous aurez besoin. Moins il y a de temps de chevauchement et plus le travail est asynchrone, plus les efforts et les coûts internes de documentation et de coordination peuvent être importants lors du transfert des projets, des étapes et des résultats.

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Les personnes sont plus productives lorsqu’elles peuvent travailler de manière asynchrone et se concentrer sur leur travail sans être distraites. C’est pourquoi il faut trouver un bon équilibre entre la communication asynchrone et synchrone, ce qui permet de réduire les coûts du flux de travail interne et d’augmenter la productivité.

💬 4. Communiquer avec une intention claire, que ce soit verbalement ou par écrit

Une bonne communication se compose des 5 C :

  • Clarté de votre message
  • Concis et précis
  • Concret sur les chiffres et les faits
  • Cohérent sur le thème et les objectifs principaux
  • Courtoisie et respect

La collaboration virtuelle consiste en grande partie en une communication asynchrone. La communication écrite constitue donc la base de l’échange d’informations entre les uns et les autres, mais il est beaucoup plus difficile d’exprimer des émotions et une intention claire. Il arrive souvent que les attentes contenues dans un message soient interprétées de manière erronée ou négative, les informations ne sont pas ou sont mal transmises et des conflits surviennent.

Apprenez donc à exprimer vos intentions et vos émotions de manière à toujours obtenir un engagement dans l’équipe.

Connaissez-vous également le concept de Rich Media. Utilisez des médias “pauvres” (email, par exemple) pour les situations peu complexes, des médias “riches” (visioconférence, ou même le téléphone) pour les situations complexes telles que les conflits. Intégrez le bon mélange de médias dans votre stratégie de communication.

🧰 5. Introduire et utiliser correctement les outils de collaboration

Ne vous contentez pas d’introduire des outils. Les équipes ne les accepteront guère ou ne les utiliseront pas correctement. Commencez par analyser vos processus et flux de travail, puis décidez quels outils les soutiendront et quels avantages en retireront les équipes et les clients. Travaillez avec votre équipe pour établir des lignes directrices sur les outils qui seront utilisés dans chaque scénario de collaboration. 

Atelier de co-conception à distance

Toujours fournir une formation et un soutien, même si les outils sont intuitifs. Tout le monde n’est pas “techniquement compétent”. Malheureusement, de nombreuses entreprises l’oublient.

Les équipes pensent souvent que plus elles disposent d’outils, plus elles sont productives. Mais ce n’est pas une question d’outils, il s’agit toujours de processus et de flux de travail et de les améliorer avec les bons outils – et non avec plus d’outils.

🏆 6. Reconnaître les bonnes performances et exprimer son appréciation

Les employés doivent toujours savoir sur quoi sont basées les récompenses et que celles-ci sont liées à la tâche qu’ils doivent accomplir. Suivez la formule : effort → performance → récompense. Il est donc essentiel de fixer des objectifs clairs et de comprendre ce qui doit être accompli.

Dans la plupart des organisations, la reconnaissance et les récompenses financières vont de pair. Cette approche passe à côté d’un point important : les gens sont davantage motivés par des facteurs intrinsèques tels que l’appréciation que par des facteurs extrinsèques. 

Trouvez des occasions de reconnaître le bon travail et de féliciter les employés dans leur travail quotidien. N’attendez pas toujours qu’une tâche soit terminée.

Akiani Day 2020 - l'équipe d'Akiani à la plage
Akiani Day 2020 – l’équipe d’Akiani à la plage

7. Développer un fort esprit d’équipe et instaurer une relation de confiance

La confiance est la clé de la meilleure performance. Vous pouvez mettre en place d’excellents processus et opérations, mais sans confiance, les équipes manqueront de motivation et d’engagement.

Tout d’abord, les gens ont besoin de sentir qu’ils sont et restent connectés. Cela exige plus d’efforts de la part des dirigeants. En tant que dirigeant, mettez le concept de “gestion par la proximité” dans le contexte actuel en organisant des points hebdomadaires et des 1-to-1 réguliers. Prendre le temps d’appeler et de se connecter avec tous les membres de l’équipe.

Permettre la communication informelle en plus de l’échange d’informations opérationnelles. Les gens n’établissent des relations de travail basées sur la confiance et sont motivés à partager leurs connaissances que lorsqu’ils apprennent à se connaître personnellement, à développer de la sympathie pour les autres et à trouver un terrain d’entente. Les équipes doivent disposer de suffisamment de temps et d’espace pour la communication informelle (un café en visio par exemple) et être encouragées à trouver des possibilités de communication informelle.

L’équipe Akiani en visio

Conclusion

Vous savez tout sur comment améliorer vos opérations réparties. Les équipes ont besoin de définitions très concrètes : Qui elles sont, ce qu’elles doivent faire, quelle est la responsabilité de chacun et quel soutien elles auront pour le faire. Par conséquent, vous avez besoin d’un cadrage approprié pour accroître les performances de votre environnement décentralisé.

Les équipes travaillant à distance ont besoin de définitions très concrètes de qui ils sont, de ce qu’ils doivent faire, des responsabilités de chacun et du soutien dont ils bénéficieront. Pour obtenir les meilleures performances possibles, il est nécessaire de disposer d’un cadre approprié pour ce nouvel environnement de travail virtuel.

Dans cet article, nous vous avons montré pourquoi et ce que vous pouvez faire pour améliorer les process des équipes, la communication entre elles et accroître les performances.

Quels outils pour le travail à distance chez Akiani ?

Google Meet

Pour notre “Daily” matinal (accompagné de thé, café ou Chocapic), notre “AK coffee” (pour faire le plein d’énergie en milieu de journée), notre point hebdomadaire sur les projets en cours et à venir, ou encore notre “weekly project” pour rentrer un peu en détail sur les projets en cours, afin de donner un aperçu visuel à tout le reste de l’équipe (sans apporter de jugement)

Slack

Comme un grand nombre des entreprises aujourd’hui, nous utilisons Slack pour nos communications quotidiennes, où nous retrouvons différents thèmes allant de “bonjour-bonsoir” à “veille design” en passant par “configuration covid” ou même “sport” (très utile pendant le confinement)

Miro

Pour la majorité de nos ateliers de co-conception avec nos clients (workshops) ou nos apprenants en formation, nous avons fait le choix d’utiliser Miro comme plateforme de design collaboratif à distance.

💡 Si vous (et votre équipe) êtes intéressés pour suivre une formation professionnelle en UX Research, UX Design ou Neuroergonomie (à distance ou en présentiel)
Voir notre programme de formations ici ->>

Lookback

Que ce soit pour des raisons de mesures sanitaires ou tout simplement de localisation, Lookback nous permet de réaliser des tests utilisateurs à distance, d’interagir en direct, d’enregistrer et sauvegarder les vidéos des tests en ligne.

Zeplin

Pour faciliter la collaboration et la passation des composants entre les designers et les développeurs, nous importons l’ensemble des interfaces graphiques dans des espaces dédiés aux projets. Pour avoir plus d’informations sur Zeplin, n’hésitez pas à aller voir notre dernier article.

Asana

Pour rassembler nos différents process internes, méthodes, plannings, pour la gestion de tâches et pour rassembler notre documentation.

Nous utilisons de nombreux autres outils (selon les contraintes de nos interlocuteurs, par exemple), qui nécessiteront certainement un nouvel article très prochainement ! 🤫

N’hésitez pas à nous partager votre expérience sur vos process, vos outils ou à nous poser vos questions, en attendant nous vous souhaitons bon courage à tous !

Sébastien Klifa
Sébastien Klifa Senior UX Designer

Expert en conception de produits digitaux B2B et B2C, Sébastien a construit son expertise en agences, en startups et au sein de grands groupes internationaux de diverses industries (dont PropTech et FinTech) à travers l'Europe, le Canada, les États-Unis, le Moyen-Orient et l'Asie. Fort de ces expériences, il apporte une vision stratégique pour résoudre les problèmes en orchestrant les méthodologies et process UX dans des environnements Agile.

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